Microsoft Excel là một công cụ mạnh mẽ với vô vàn ô tính, trang tính, tab, nút và hộp thoại. Đôi khi, việc điều hướng trong chương trình này chỉ bằng chuột có thể tốn nhiều thời gian và công sức hơn bạn nghĩ! Là một chuyên gia lâu năm, tôi nhận thấy việc sử dụng thành thạo các phím tắt Excel không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn tiết kiệm đáng kể thời gian quý báu.
Bài viết này tổng hợp những phím tắt Excel yêu thích của tôi, được thiết kế đặc biệt để tăng tốc quá trình điều hướng của bạn. Các phím tắt này áp dụng cho máy tính Windows. Đối với người dùng Mac, các phím tắt Excel thường tuân theo nguyên tắc tương tự, với phím Alt trên Windows thường được thay thế bằng phím Options và phím Ctrl trên Windows có thể thay thế bằng phím Cmd.
Điều Hướng Giữa Các Ô Trong Excel
Mặc dù tôi thường sử dụng các phím mũi tên để di chuyển lên, xuống, trái hoặc phải đến một ô gần đó, nhưng một số phím tắt Excel đơn giản mà hiệu quả nhất lại cho phép tôi “nhảy” xa hơn chỉ trong một lần thao tác. Nhờ đó, việc dùng con lăn chuột để di chuyển trong Excel đã trở thành quá khứ!
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Di chuyển đến cạnh phải của vùng dữ liệu hiện tại | Ctrl+Mũi tên phải hoặc End+Mũi tên phải |
| Di chuyển đến cạnh trái của vùng dữ liệu hiện tại | Ctrl+Mũi tên trái hoặc End+Mũi tên trái |
| Di chuyển đến đầu vùng dữ liệu hiện tại | Ctrl+Mũi tên lên hoặc End+Mũi tên lên |
| Di chuyển đến cuối vùng dữ liệu hiện tại | Ctrl+Mũi tên xuống hoặc End+Mũi tên xuống |
| Di chuyển đến ô A1 | Ctrl+Home |
| Di chuyển đến ô hoạt động cuối cùng trong trang tính | Ctrl+End |
| Di chuyển đến cột A trong hàng hiện tại | Home |
| Di chuyển xuống một màn hình từ ô hiện tại | Page Down |
| Di chuyển lên một màn hình từ ô hiện tại | Page Up |
| Di chuyển sang phải một màn hình từ ô hiện tại | Alt+Page Down |
| Di chuyển sang trái một màn hình từ ô hiện tại | Alt+Page Up |
Để chọn các ô trong khi điều hướng, bạn chỉ cần nhấn giữ phím Shift cùng với các phím tắt Excel đã nêu ở trên. Ví dụ, Shift+Home sẽ chọn tất cả các ô trong hàng hiện tại từ ô đang chọn đến cột A. Tương tự, Shift+Ctrl+Mũi tên phải sẽ chọn tất cả các ô từ ô hiện tại đến cạnh phải của vùng dữ liệu.
Bạn có thể nhấn Alt+F3 để kích hoạt Hộp tên (Name Box) của Excel ở góc trên cùng bên trái cửa sổ. Tại đây, bạn có thể nhập tên cho ô hoặc các ô đã chọn, hoặc sử dụng các phím mũi tên Lên và Xuống cùng với phím Enter để điều hướng đến một vùng đã được đặt tên từ trước.
Điều Hướng Thanh Ribbon trong Excel
Chìa khóa để điều hướng thanh Ribbon của Microsoft Excel nằm ở việc hiểu chức năng của phím Alt. Khi tôi nhấn và thả phím Alt, một chữ cái sẽ xuất hiện bên cạnh mỗi tab trên thanh Ribbon.
Phím tắt Alt hiển thị trên các tab của giao diện Microsoft Excel
Sau đó, khi tôi nhấn một trong những chữ cái tương ứng đó (ví dụ: H để mở tab “Home”), một mã mới sẽ xuất hiện cho mỗi lệnh.
Thẻ Home trên thanh Ribbon Excel với các tùy chọn phím tắt Alt đã được kích hoạt
Kết quả là, một số tổ hợp phím tắt Alt này đã ăn sâu vào tâm trí tôi vì tôi sử dụng chúng rất thường xuyên. Ví dụ, tôi biết rằng Alt > Q đưa tôi đến trường tìm kiếm ở đầu cửa sổ, Alt > H > L > R mở Trình quản lý Quy tắc Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting Rules Manager), và Alt > W > VG ẩn hoặc hiện đường kẻ ô (gridlines).
Một mẹo hữu ích khác là nhấn F2 để vào chế độ chỉnh sửa ô. Thao tác này kích hoạt thanh công thức (formula bar), nơi bạn có thể xem và sửa đổi công thức hoặc giá trị của ô đã chọn. Sau đó, để quay lại chế độ điều hướng, bạn chỉ cần nhấn Enter hoặc Ctrl+Enter.
Điều tôi thích nhất về phím tắt Alt trong các chương trình của Microsoft như Excel và Word là khi tôi nhấn Alt, các công cụ tôi đã thêm vào Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) sẽ được đánh số. Điều này có nghĩa là tôi có thể thực hiện các thao tác thường dùng nhất chỉ bằng cách nhấn hai phím.
Trong trường hợp của tôi, nhấn Alt > 8 sẽ khởi chạy công cụ Camera để chụp một số dữ liệu, và Alt > 9 bật Focus Cell để tôi có thể đọc bảng tính của mình dễ dàng hơn.
Các phím tắt Alt dành cho các công cụ trên Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) trong Excel
Mặc dù hầu hết các hộp thoại đều có thể được mở thông qua thanh Ribbon, tôi thường sử dụng các phím tắt trực tiếp hơn để truy cập các công cụ tôi dùng thường xuyên nhất.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Điều hướng đến hộp thoại Định dạng ô (Format Cells) | Ctrl+1 |
| Điều hướng đến hộp thoại Tìm kiếm và Thay thế (Find And Replace) | Ctrl+F (Tìm kiếm) hoặc Ctrl+H (Thay thế) |
| Điều hướng đến hộp thoại Đi tới (Go To) | Ctrl+G hoặc F5 |
| Điều hướng đến hộp thoại Dán Đặc biệt (Paste Special) | Ctrl+Alt+V |
| Điều hướng đến hộp thoại Tạo Bảng (Create Table) | Ctrl+T |
| Điều hướng đến hộp thoại Chèn Hàm (Insert Function) | Shift+F3 |
| Điều hướng đến hộp thoại Quản lý Tên (Name Manager) | Ctrl+F3 |
Điều Hướng Các Hộp Thoại Excel
Một khi tôi đã sử dụng phím tắt phù hợp để mở một hộp thoại trong Excel, tôi tiếp tục sử dụng bàn phím để điều hướng trong đó.
Mặc dù tôi phải mất một thời gian để bỏ thói quen đưa tay với chuột, nhưng một khi đã quen với việc sử dụng bàn phím để nhảy giữa các tab và tùy chọn, tôi nhận ra mình đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Di chuyển đến tab tiếp theo | Ctrl+Tab |
| Di chuyển đến tab trước đó | Ctrl+Shift+Tab |
| Chuyển đổi giữa các điều khiển trong một tab | Tab |
| Chọn hoặc bỏ chọn ô kiểm đã chọn | Space |
| Mở rộng menu thả xuống đã chọn | Mũi tên xuống |
| Chọn một tùy chọn trong menu thả xuống đã mở rộng | Mũi tên > Enter |
| Lưu thay đổi và đóng hộp thoại | Enter |
Một cách nhanh hơn mà tôi thích để kích hoạt một điều khiển trong tab của hộp thoại là nhấn phím Alt và chữ cái được gạch chân trong tên điều khiển đó. Ví dụ, sau khi sử dụng Ctrl+1 và sau đó Ctrl+Tab để mở tab Font của hộp thoại Format Cells, việc nhấn Alt+K sẽ kích hoạt hiệu ứng gạch ngang chữ cái (strikethrough), vì chữ “k” được gạch chân trong nhãn của công cụ đó.
Hiệu ứng gạch ngang chữ cái (strikethrough) được kích hoạt trong hộp thoại Định dạng ô (Format Cells) của Microsoft Excel
Điều Hướng Giữa Các Trang Tính trong Excel
Nếu bạn, giống như tôi, có nhiều sổ làm việc Excel chứa nhiều hơn một trang tính, bạn sẽ hiểu sự khó chịu khi phải nhảy qua lại giữa các tab bằng chuột. May mắn thay, những phím tắt Excel dễ nhớ này giúp quá trình này ít tốn thời gian hơn rất nhiều.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chuyển đến trang tính (tab) tiếp theo | Ctrl+Page Down |
| Chuyển đến trang tính (tab) trước đó | Ctrl+Page Up |
| Mở một tab mới ngay trước tab hiện tại | Shift+F11 |
Để đổi tên trang tính hiện tại, bạn có thể nhấn Alt > H > O > R, sau đó gõ tên trang tính và nhấn Enter.
Mở và Đóng Sổ Làm Việc Excel
Các phím tắt trong Microsoft Excel không chỉ giới hạn ở việc tạo bảng tính. Thật vậy, tôi sử dụng chúng để mở một sổ làm việc khi bắt đầu ngày và đóng nó khi công việc hoàn tất.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Mở một sổ làm việc hiện có (khi Excel đã mở) | Ctrl+O |
| Mở một sổ làm việc mới (khi Excel đã mở) | Ctrl+N |
| Đóng một sổ làm việc nhưng vẫn để Excel mở | Ctrl+W hoặc Ctrl+F4 |
| Đóng Excel | Alt+F4 |
| Mở hộp thoại Lưu thành (Save As) | F12 |
| Lưu sổ làm việc | Ctrl+S |
Nếu bạn chưa lưu sổ làm việc và nhấn Ctrl+W, Ctrl+F4, hoặc Alt+F4, bạn sẽ được hỏi tùy chọn lưu trước khi đóng.
Học các phím tắt Excel không phải là cách duy nhất để tiết kiệm thời gian khi sử dụng chương trình này. Bạn cũng có thể áp dụng các thủ thuật Excel khác như đóng băng các hàng hoặc cột để tránh phải cuộn quá nhiều, sử dụng định dạng có điều kiện để tự động tô màu ô tùy thuộc vào giá trị của chúng, và biến dữ liệu của bạn thành PivotTables để phân tích thông tin một cách nhanh chóng. Hãy áp dụng những kiến thức này để tối ưu hiệu suất làm việc của bạn ngay hôm nay!
