Microsoft Outlook từ lâu đã nổi tiếng với khả năng quản lý email mạnh mẽ, nhưng không phải lúc nào cũng được đánh giá cao về sự dễ sử dụng, đặc biệt là với người dùng mới. Tuy nhiên, phiên bản “mới” của Outlook, vốn là mặc định trên nền tảng web, đã mang đến những cải tiến đáng kể, đặc biệt là trong việc thiết lập các Quy tắc (Rules) để tổ chức hộp thư đến của bạn. Giờ đây, việc tạo và quản lý các quy tắc trong Outlook trở nên trực quan và thân thiện hơn rất nhiều, giúp người dùng dễ dàng tự động hóa quy trình sắp xếp email hàng ngày. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách bạn có thể tận dụng tính năng Quy tắc Outlook để tối ưu hóa hộp thư, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
Tại sao bạn cần sử dụng Quy tắc (Rules) trong Outlook?
Nếu bạn thường xuyên nhận được một lượng lớn email quan trọng thuộc nhiều danh mục khác nhau, việc phân loại chúng vào các thư mục riêng biệt là điều cần thiết để tổ chức hộp thư email một cách gọn gàng. Tuy nhiên, nếu bạn phải thực hiện việc này thủ công cho từng email, điều đó sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian quý báu của bạn mỗi ngày. Đây chính là lý do tại sao việc thiết lập Quy tắc Outlook lại vô cùng hữu ích. Với các quy tắc tự động, hộp thư đến của bạn sẽ được sắp xếp một cách thông minh, giúp bạn nhanh chóng tìm thấy những thông tin cần thiết và không bỏ lỡ bất kỳ email quan trọng nào.
Hướng dẫn thiết lập Quy tắc trong Outlook mới
Trong phiên bản Outlook “cũ”, hệ thống Quy tắc khá đơn giản nhưng có phần rườm rà với nhiều menu thả xuống và tùy chọn dễ gây nhầm lẫn. Ngược lại, tính năng Quy tắc trong phiên bản Outlook “mới” được thiết kế thân thiện và trực quan hơn rất nhiều. Quá trình bắt đầu tạo quy tắc vẫn tương tự, đó là nhấp chuột phải vào email mà bạn muốn tạo quy tắc. Lưu ý rằng bạn không thể thiết lập quy tắc bằng ứng dụng di động, nhưng có thể thực hiện dễ dàng trên phiên bản Outlook nền web.
Khi bạn nhấp chuột phải vào một email, một menu (tương tự như trong Outlook cũ nhưng hiện đại hơn) sẽ xuất hiện. Để tạo một Quy tắc mới trong Outlook, hãy chọn Quy tắc > Tạo quy tắc (Rules > Create Rule). Hoặc, nếu bạn muốn truy cập menu Quy tắc và tinh chỉnh các Quy tắc hiện có, hãy nhấp vào “Quản lý Quy tắc” (Manage Rules). Bạn cũng có thể tìm thấy menu Quy tắc bằng cách nhấp vào nút Cài đặt (Settings) có biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải.
Giao diện nhấp chuột phải vào email trong Outlook và tìm menu con Quy tắc
Bắt đầu tạo quy tắc từ một email
Hãy bắt đầu bằng cách tạo một Quy tắc mới. Khi bạn nhấp vào “Tạo quy tắc”, Outlook sẽ tự động bắt đầu thiết lập quy tắc cho bạn dựa trên email đã chọn. Tuy nhiên, nếu bạn có một Quy tắc khác trong tâm trí hoặc muốn tinh chỉnh các chi tiết hơn, bạn có thể nhấp vào “Xem thêm tùy chọn” (More options) để xem tất cả các cài đặt khả dụng cho Quy tắc Outlook của mình.
Màn hình tạo quy tắc trong Outlook với các tùy chọn ban đầu
Tôi khuyên bạn nên đặt tiêu đề cụ thể cho các Quy tắc của mình để dễ dàng quản lý và giữ cho mọi thứ được tổ chức. Outlook sẽ tự động tạo một tiêu đề mặc định cho Quy tắc, nhưng bạn hoàn toàn có thể thay đổi nó thành bất kỳ tên nào bạn muốn trong hộp ở trên cùng của màn hình thiết lập Quy tắc.
Giao diện tùy chỉnh tiêu đề cho Quy tắc mới trong Outlook
Tùy chỉnh điều kiện và hành động cho Quy tắc
Dưới phần tiêu đề, bạn có thể xác định các tham số cho Quy tắc của mình. Bạn có thể thiết lập mọi loại Quy tắc tùy thuộc vào nhu cầu. Ví dụ, bạn có thể tạo một Quy tắc để tất cả email từ một cá nhân cụ thể hoặc một tên miền nhất định đều được chuyển vào một thư mục riêng. Hoặc bạn có thể thiết lập một từ khóa cụ thể trong tiêu đề hoặc nội dung email để Outlook thực hiện một hành động cụ thể. Hãy cuộn qua danh sách thả xuống để khám phá tất cả các tùy chọn tùy chỉnh. Bạn cũng có thể đặt nhiều điều kiện cho một quy tắc duy nhất để tự động hóa chính xác hơn.
Khi bạn đã xác định những gì Outlook cần tìm kiếm, bạn cần thiết lập một hành động để Outlook thực hiện ngay khi tìm thấy email đáp ứng tiêu chí của bạn. Các hành động bao gồm: chuyển đến một thư mục cụ thể, đánh dấu là thư rác, ghim lên đầu, hoặc thậm chí chỉ đơn giản là xóa email đó. Tất cả những gì bạn cần làm là chọn từ menu thả xuống để chọn hành động mà Outlook nên thực hiện.
Menu thả xuống lựa chọn hành động trong cài đặt Quy tắc Outlook
Lưu ý khi xử lý nhiều Quy tắc
Sau khi Quy tắc được thiết lập, có thêm hai tùy chọn ở phía dưới. Tùy chọn đầu tiên là “Ngừng xử lý các quy tắc khác” (Stop processing more rules). Đơn giản mà nói, điều này có nghĩa là bạn đang yêu cầu Outlook rằng một khi nó đã áp dụng Quy tắc này cho một email, nó sẽ không cố gắng chạy bất kỳ Quy tắc nào khác trên cùng email đó nữa. Điều này giúp đơn giản hóa nếu bạn có một Quy tắc cơ bản không áp dụng cho nhiều trường hợp sử dụng, ví dụ như chuyển tất cả email từ cửa hàng trực tuyến yêu thích của bạn vào một thư mục con “Mua sắm” trong Outlook.
Màn hình cài đặt Quy tắc trong Outlook đã được thiết lập
Tuy nhiên, có thể có những trường hợp bạn muốn Outlook tiếp tục kiểm tra các Quy tắc khác có thể áp dụng. Ví dụ, giả sử bạn có một Quy tắc đánh dấu tất cả email có tệp đính kèm, và đồng thời có một Quy tắc xóa tất cả email từ một tên miền gửi thư rác. Sau đó, bạn nhận được một email từ tên miền thư rác đó nhưng nó cũng có tệp đính kèm. Bạn sẽ muốn Outlook chạy cả hai Quy tắc đó để đảm bảo rằng email đính kèm thư rác này bị xóa đúng như mong đợi. Nếu bạn nhận thấy Outlook không sắp xếp email theo cách bạn mong muốn, hãy kiểm tra xem bạn có đang xử lý nhiều Quy tắc hay đã đặt Outlook ngừng xử lý sau khi áp dụng Quy tắc đầu tiên hay không.
Tùy chọn thứ hai ở cuối menu thiết lập Quy tắc là “Chạy quy tắc ngay bây giờ” (Run rule now). Nếu được chọn, Outlook sẽ ngay lập tức chạy Quy tắc và thực hiện hành động đã chỉ định trên bất kỳ email nào trong Hộp thư đến của bạn mà áp dụng các tham số đã đặt.
Quản lý và chỉnh sửa Quy tắc của bạn
Khi bạn đã thiết lập các Quy tắc, bạn có thể dễ dàng quản lý, chỉnh sửa, cập nhật và xóa chúng bất cứ lúc nào. Bạn có thể truy cập tất cả các Quy tắc của mình bằng cách nhấp chuột phải vào bất kỳ email nào, sau đó điều hướng đến mục Quy tắc (Rules) và chọn “Quản lý Quy tắc” (Manage Rules). Thao tác này sẽ mở menu Quy tắc, nơi liệt kê tất cả các Quy tắc hiện có của bạn. Bạn cũng có thể truy cập cùng một menu này bằng cách nhấp vào biểu tượng bánh răng Cài đặt (Settings) ở góc trên bên phải và chọn Quy tắc (Rules) trong mục “Thư” (Mail).
Giao diện menu Quản lý Quy tắc trong Outlook
Nếu bạn đã từng thiết lập Quy tắc trong Outlook phiên bản “cũ”, bạn có lẽ sẽ nhận thấy rằng toàn bộ quá trình thiết lập Quy tắc trong phiên bản mới này đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Giao diện người dùng (UX) và các menu thân thiện hơn, có một cái nhìn sạch sẽ và hiện đại. Các tùy chọn cho Quy tắc trực quan hơn và phần mềm thường có khả năng dự đoán Quy tắc mà bạn đang cố gắng tạo, giúp thực hiện phần lớn công việc cho bạn. Thông thường, tôi không quá yêu thích khi các phiên bản “mới” của phần mềm được triển khai, nhưng Microsoft thực sự đã làm cho tính năng Quy tắc trở nên tốt hơn đáng kể trong Outlook “mới”.
