PivotTable từ lâu đã là một trong những tính năng mạnh mẽ và được ưa chuộng nhất trong Microsoft Excel, giúp người dùng tổ chức và tính toán các tập dữ liệu lớn một cách hiệu quả. Tuy nhiên, một nhược điểm lớn của PivotTable là việc phải làm mới dữ liệu theo cách thủ công mỗi khi có thay đổi ở nguồn dữ liệu. Tin vui là Microsoft đang chuẩn bị khắc phục vấn đề này bằng việc giới thiệu tính năng “PivotTable Auto Refresh”, một cải tiến đáng kể giúp tự động hóa quy trình cập nhật dữ liệu.
Tính Năng PivotTable Auto Refresh Hoạt Động Như Thế Nào?
Microsoft đã công bố tính năng PivotTable Auto Refresh mới sẽ sớm có mặt trên Excel cho Windows và Mac. Điểm nổi bật của tính năng này là khả năng tự động làm mới một PivotTable ngay lập tức khi có bất kỳ cập nhật nào đối với phạm vi dữ liệu nguồn. Điều này tương tự như cách các biểu đồ và hàm thông thường đã hoạt động trong Excel cũng như các ứng dụng bảng tính khác, mang lại sự liền mạch và tiết kiệm thời gian đáng kể cho người dùng.
Trong một bài đăng trên blog, công ty chia sẻ: “PivotTables là một công cụ mạnh mẽ để tính toán, tóm tắt và phân tích dữ liệu, nhưng một nhược điểm mà nhiều bạn đã phản hồi với chúng tôi là mỗi khi dữ liệu mới được thêm vào nguồn dữ liệu của PivotTable, bạn phải làm mới thủ công. PivotTable Auto Refresh là một trong những tính năng PivotTable được yêu cầu nhiều nhất trên các diễn đàn, kênh phản hồi và cộng đồng. Hôm nay, chúng tôi rất vui mừng mang đến cho bạn một cách để giữ cho PivotTables của bạn luôn được cập nhật tự động.”
Demo tính năng tự động làm mới PivotTable trong Excel, hiển thị bảng PivotTable cập nhật dữ liệu khi nguồn thay đổi.
Cách Bật/Tắt Tính Năng Tự Động Làm Mới PivotTable
Tính năng Auto Refresh sẽ được tự động kích hoạt cho các PivotTable mới được tạo. Đối với các PivotTable hiện có hoặc nếu bạn muốn tùy chỉnh, bạn có thể dễ dàng bật hoặc tắt nó. Chỉ cần chọn một PivotTable, điều hướng đến tab “PivotTable Analyze”, sau đó nhấp vào “Auto Refresh”. Tùy chọn này cũng có sẵn trong menu “Options” của PivotTable.
Các Hạn Chế và Lưu Ý Quan Trọng
Dù mang lại nhiều lợi ích, tính năng Auto Refresh cũng đi kèm với một số hạn chế nhất định. Nó chỉ hoạt động với dữ liệu nằm trong cùng một workbook hiện tại, không hỗ trợ các nguồn dữ liệu bên ngoài hoặc không đồng bộ. Ngoài ra, tính năng này có thể không khả dụng khi bạn làm việc chung trên cùng một tài liệu với những người dùng đang sử dụng các phiên bản Excel cũ hơn. Nó cũng có thể bị ảnh hưởng khi dữ liệu nguồn sử dụng một số hàm nhất định như RAND() hoặc NOW().
Tuy nhiên, đây vẫn là một nâng cấp vượt trội so với việc phải làm mới PivotTables thủ công mỗi khi bạn cập nhật một số liệu nào đó trong tài liệu của mình. Mặc dù chưa rõ hiệu suất sẽ bị ảnh hưởng như thế nào với các tập dữ liệu lớn, người dùng hoàn toàn có thể tạm dừng Auto Refresh trong một thời gian nếu đang thực hiện nhiều thay đổi đồng thời trên các ô riêng lẻ. Microsoft cũng cho biết: “Khi Auto Refresh bị tắt hoặc không thể kích hoạt, một chỉ báo sẽ xuất hiện ở góc dưới bên trái của cửa sổ để cho bạn biết rằng một hoặc nhiều PivotTables đang sử dụng dữ liệu nguồn lỗi thời. Nhấp vào chỉ báo này sẽ làm mới tất cả các PivotTables cũ.”
Lịch Trình Phát Hành và Phiên Bản Hỗ Trợ
Tính năng PivotTable Auto Refresh hiện đang được triển khai trong Kênh Beta của Microsoft 365, bắt đầu với Excel phiên bản 2506 (Build 19008.2000) trở lên trên Windows và 16.99 (Build 250616106) trở lên trên Mac. Dự kiến, nó có thể được triển khai tới kênh ổn định của Microsoft 365 trong vài tuần tới, tùy thuộc vào số lượng lỗi cần được khắc phục. Đáng tiếc, nếu bạn đang sử dụng các phiên bản Excel mua một lần như Office 2019 hoặc Office 2024, bạn sẽ không nhận được chức năng mới này. Hiện tại, chưa có thông tin về thời điểm tính năng này sẽ được triển khai cho các phiên bản Excel trên web hoặc di động.
Kết Luận
Việc bổ sung tính năng tự động làm mới vào PivotTables là một bước tiến đáng kể của Microsoft, giải quyết một trong những phiền toái lớn nhất mà người dùng Excel đã phải đối mặt trong nhiều năm. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả và độ chính xác khi làm việc với các bảng dữ liệu phức tạp. Với “PivotTable Auto Refresh”, trải nghiệm phân tích dữ liệu trong Excel sẽ trở nên mượt mà và trực quan hơn bao giờ hết, cho phép người dùng tập trung hoàn toàn vào việc khai thác thông tin thay vì các thao tác thủ công lặp đi lặp lại. Hãy cùng theo dõi và trải nghiệm tính năng hữu ích này khi nó được phát hành rộng rãi nhé!
